Cómo preparo la memoria técnica de una licitación de software

Qué es y cómo se valora

Es el documento en el que el licitador describe su propuesta técnica: cómo entiende el servicio, qué solución plantea y con qué planificación y equipo. Lo que la ley fija es cómo se valoran las ofertas. El artículo 145 de la Ley de Contratos del Sector Público establece que la adjudicación se hace con una pluralidad de criterios, económicos y cualitativos, según la mejor relación calidad-precio. El artículo 157 obliga a presentar en sobres o archivos separados la documentación que se valora mediante juicio de valor y la que se valora con fórmulas. Qué debe contener la memoria, con qué extensión y en qué formato lo dicen los pliegos de cada licitación.

Empiezo por los pliegos, no por una plantilla

Antes de escribir leo dos documentos: el pliego de prescripciones técnicas, que describe el servicio, y el de cláusulas administrativas particulares, donde suelen estar los criterios de adjudicación con sus puntos, la extensión máxima y qué va en cada sobre. De ahí sale la estructura de la memoria: un apartado por criterio y subcriterio, con el mismo nombre y en el mismo orden que el pliego, para que quien la valore encuentre cada respuesta sin buscarla. Si el pliego técnico deja dudas, las anoto para formularlas al órgano de contratación dentro del plazo de preguntas.

La matriz de cumplimiento

Mientras leo el pliego preparo una matriz de cumplimiento: una fila por requisito, con el apartado del que procede, si es obligatorio o valorable, el criterio al que afecta y dónde se responde en la memoria. Sirve para dos cosas: que ningún requisito obligatorio quede sin respuesta y que cada página de la memoria contribuya a un criterio que puntúa.

Quién la lee y qué busca

Cuando los criterios de juicio de valor tienen más peso que los de fórmula, el artículo 146 prevé que, en los procedimientos abiertos y restringidos de las Administraciones Públicas, los valore un comité de al menos tres expertos o un organismo técnico especializado; en los demás casos lo hace la mesa de contratación o los servicios del órgano de contratación. Esa valoración se hace siempre antes de aplicar las fórmulas. Escribo pensando en esa lectura: respuestas referidas al caso del pliego y no a un servicio genérico, decisiones justificadas (por qué esa arquitectura, por qué esas fases) y compromisos que se puedan comprobar después, como entregas, pruebas de aceptación o niveles de servicio.

Una estructura de partida

La estructura definitiva la fija el pliego. Cuando deja libertad, propongo una como esta:

1. Comprensión del objeto y de la situación de partida.
2. Solución técnica, arquitectura e integraciones con los sistemas existentes.
3. Plan de trabajo, fases, hitos y entregas.
4. Metodología, control de calidad y pruebas.
5. Equipo y organización, con la información que aporte tu empresa.
6. Seguridad, protección de datos y devolución del servicio al terminar el contrato.
7. Mejoras, solo si el pliego las valora.

Errores que reviso antes de entregar

• Información del otro sobre dentro de la memoria, como el precio o cualquier dato que se valora con fórmula.
• Más páginas, otra letra u otro formato de los que admite el pliego.
• Compromisos que el equipo no podrá cumplir durante el contrato.
• Texto copiado de otra oferta que no responde a este pliego.
• Requisitos obligatorios sin respuesta, que la matriz deja a la vista.
• Diagramas que no se leen impresos o en pantalla.

Qué hago yo y qué hace tu empresa

Mi parte es tecnológica: la lectura técnica de los pliegos, la matriz de cumplimiento, la arquitectura, la planificación y la redacción de la memoria. La información de tu empresa que pida el pliego, como el equipo, la solvencia o los certificados, la aportas tú, y la documentación administrativa y la presentación de la oferta se acuerdan aparte. No incluye asesoramiento jurídico ni garantiza la adjudicación. Más detalle en asistencia técnica para proyectos y licitaciones.